Как выбрать корпоративный мессенджер малому и среднему бизнесу?

Корпоративный мессенджер для малого и среднего бизнеса формирует мощное средство коммуникации между сотрудниками. Вы экономите средства, когда в процессе выполнения общих задач каждое важное звено предприятия максимально эффективно расходует имеющиеся ресурсы.

Если все участники бизнеса перестают терять время на уточнениях и согласованиях, то дело вашей жизни быстрее приближается к поставленным целям.

Многие компании считают, что корпоративный чат очень сложно интегрировать в существующие бизнес-процессы. Telegram, Viber, WhatsApp и прочие мессенджеры установлены на телефонах и компьютерах ваших сотрудников. Порой очень сложно заставить кого-либо использовать тот или иной сервис для решения рабочих вопросов. По этой причине утренние планёрки до сих пор остаются единственным средством коммуникации многих офисов в Москве и регионах.

Причина тому — отсутствие проверенного пути интеграции мессенджера для бизнеса. Мы спешим исправить несправедливость.

Как понять, нужен ли вам корпоративный чат?

Использование мессенджера внутри компании рекомендуется в ситуации, когда большая часть указанных ниже критериев подходят вашей компании.

1. Цели и достижения организации зависят от сотрудников, которые используют компьютеры или мобильные устройства (логистическая компания, интернет-магазин, частный медицинский центр и так далее).
2. Структурные подразделения размещены на разных этажах или разнесены географически, поэтому прямое общение затруднительно (у вас несколько офисов, либо размещение людей препятствует их очному взаимодействию).
3. В компании есть удалённые сотрудники, либо штат превышает 10 человек, и каждая планёрка превращается в большое собрание (мессенджер упростит сложную коммуникацию и ускорит раздачу заданий).
4. Между сотрудниками необходимы постоянные согласования в течение дня, решение вопросов и достижение целей возможны только при тесной коммуникации (особенно там, где большой поток заказчиков).
5. В организации существует потребность в отчётности, мгновенном решении проблем или осложнении в бизнес-процессах — без цифровых инструментов не обойтись.

Какой мессенджер для бизнеса подходит лучше всего?

Есть некоторые принципы, которые помогут вам быстро и точно определиться с сервисом.

1. Это будет ограждённый от внешнего Интернета чат (в рамках локальной сети)?
2. Если он будет работать через Интернет, то нужен ли анонимайзер или виртуальная частная сеть VPN?
3. Вам требуется только Windows-клиент мессенджера для бизнеса или мультиплатформенный?
4. В некоторых ситуациях подходит веб-версия корпоративного чата — ваш ли это выбор?
5. Вашему бизнесу нужен простой мессенджер или интегрированный с другими сервисами?
6. Планируете ли вы использовать обмен файлами и документацией между сотрудниками?
7. Требуется ли мессенджеру дополнительное шифрование и защита данных?
8. Так ли важен русскоязычный интерфейс или ваши сотрудники готовы освоить англоязычную версию?
9. Рассматриваете ли покупку ПО для запуска корпоративного чата или только бесплатный вариант?
10. Готовы ли ваши сотрудники освоить новый софт или они потеряют производительность труда?

Это лёгкие в освоении и установке системы корпоративной коммуникации. Вы можете использовать не только кроссплатформенные клиентские приложения, но и онлайн-версию мессенджеров для быстрой интеграции. При некоторых ограничениях они выступают в качестве бесплатного корпоративного мессенджера. Про «Skype для бизнеса» мы рассказывали подробнее здесь — это тоже вполне надёжный и простой мессенджер.

Как начать использовать корпоративный чат?

1. Регистрируете на имя компании.
2. Вписываете корпоративную почту.
3. Создаёте домен (не всегда требуется).
4. Распространяете между сотрудниками приглашения (предусмотрен инструмент рассылки).
5. Распределяете права доступа (только просмотр, возможность отвечать, редактировать уведомления и так далее).
6. Создаёте группы для подразделений или отделов компании, распределяете права, как в пункте 5.
7. Попросите отчитаться о регистрации всех сотрудников, чтобы никто не был лишён внимания.
8. Обязательно объясните всему штату важность использования мессенджера для общего блага и целей.
9. Потребуйте установить мессенджер на телефоны сотрудников, которые должны оперативно реагировать.
10. Сопротивляющихся мотивируйте лишением премии или другими санкциями в случае отказа от использования корпоративного чата.

Вы также можете использовать сторонние сервисы, настраивать дополнительную функциональность внутри мессенджера и привлекать сторонних разработчиков, например, для создания «умных» чат-ботов. Расширение цифровых возможностей предприятия может начаться именно с внедрения корпоративного мессенджера. По разным оценкам, вы получите прирост эффективности использования временных ресурсов сотрудниками до 40%.