Как перенести таблицу из бумажного документа на компьютер?

Обычно предприятия и офисы квитанции или ведомости на бумажных документах переносят на компьютер в «Эксель» или Access вручную.

Ручная обработка сотни таблиц (в разных стилях и форматах) силами сотрудников занимает весь рабочтий день (до 10 часов труда), и вы платите им за это зарплату!

Можно ли автоматизировать и распознать таблицу онлайн, например? Ведь живые сотрудники куда нужнее в других более важных делах!

В большинстве случаев вам подойдёт самый простой вариант с использованием смартфона. Приложение Microsoft Excel для Android и iOS с недавних пор умеет распознавать таблицы онлайн, из бумажных документов через камеру или даже ПДФ-таблицы. Программа устанавливается на телефон и анализирует изображение, а затем импортирует данные в цифровом виде.

Хотя это не единственный метод. Если вы столкнулись с проблемой оцифровки документов, то предлагаем узнать два основных способа, как это сделать за минимальное время.

Для переноса данных бумажной квитанции, ведомости или любых данных, отпечатанных в виде таблицы на бумаге в цифровой вид также структурировано предлагаем использовать новую возможность мобильного приложения Microsoft Excel.

Внутри мобильного приложения есть платная подписка на Office 365, которая в нашей задаче не требуется. Она даёт только следующие улучшенные функции:

• кастомизация визуальной части таблиц;
• больше инструментов по фигурам;
• расширенные функции форматирования;
• карты данных;
• кастомизация диаграмм;
• объекты SmartArt;
• работа с форматом защиты IRM.

Какой телефон потребуется?

Для быстрого результата лучше всего использовать самый современный смартфон или планшет, которым вы располагаете на предприятии.

Также потребуется свободное место во внутренней файловой системе устройства.

Что нужно сделать ещё?

Идеально, если у вас в офисе настроен Wi-Fi. Передача графических файлов между телефоном и компьютером по мобильной Cellular-сети выльется в дополнительные затраты на трафик и будет происходить дольше.

О том, какие сейчас сети Wi-Fi быстрее и надёжнее всего.

Инструкция, как перенести таблицы с бумаги в цифру

1. Запустите приложение Microsoft Excel, разрешив ему все необходимые действия (доступ к файловой системе и к камере).

2. Выберите "Вставка данных из рисунка".

3. Сделайте фотографию ведомости так, чтобы появилась красная рамка вокруг данных.

4. Прямо на экране определяйте область размещения таблицы (автоматика не всегда корректно выбирает размеры).

5. Основанный на машинном обучении искусственный интеллект Microsoft Excel автоматически обработает фотографию и «перегонит» данные в таблицу.

6. При импорте данных любые проблемы с распознаванием выводятся для ручной коррекции — отредактируйте ошибки через кнопку «Правка», а если их нет, то выберите «Пропустить».

7. Чтобы минимизировать количество ошибок, держите телефон ровно (или разместите его на специальном креплении — штативе) и включите весь свет, который возможен в помещении.

8. Как только работа с импортом будет завершена, выберите кнопку «Вставить».

Это финальный этап распознавания. Как только будут готовы все Excel-таблицы, переносите их на компьютер. Далее просто копируйте структурированные данные из Excel и вставляйте в Access (или другой софт, которым вы пользуетесь для редактирования ведомостей и документов).

Второй способ подходит к крупным предприятиям и заключается в автоматизации распознавания текста и таблиц на изображении с некоторыми гарантиями результата. Для этого приобретается мощный софт (например, ABBY FineReader, у него есть также бесплатная версия — Screenshot Reader) или нанимается разработчик (штатный или на ИТ-аутсорсинге).